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团组执行导航仪 V2 - 完整版 | 新人傻瓜式操作指南

📍 第一阶段：拓客跟进（拓客部负责）
1
数据线索整理
你要做：
整理当天新数据+历史未接通数据，按A/B/C三级标注
找谁：
自己独立完成
用什么：
线索表、客户跟进表、飞书表格
什么时候：
每日9:00前完成
产出：
分级线索清单（A级新数据/B级有意向/C级未促达）
📋 线索分级标准
A级：新数据，首次触达 → 2天内3次（电话+微信+短信）
B级：有意向但未成交 → 每周1-2次跟进
C级：未促达/暂无需求 → 每月1次（朋友圈+群发）
2
电话/微信触达
你要做：
优先拨打A级数据（接通率高的时间段），未接通则2天3次（电话+微信+短信）
找谁：
客户本人
用什么：
手机、工作微信、企业微信、话术手册
什么时候：
每日10:00-12:00, 14:00-17:00（接通率高峰）
产出：
跟进记录（时间+方式+内容+客户反馈+下次跟进时间）
3
需求初筛（必问6题）
你要做：
接通后即时完成6题需求初筛，判断客户意向度
找谁：
客户本人
用什么：
需求调研问卷、客户信息登记表
什么时候：
接通后即时完成
产出：
客户信息登记表（含6题答案）
📋 必问6题清单
① 行业是什么？
② 是否有队伍/团队？
③ 是否做过旅游招商/招商会/沙龙活动？
④ 目的地偏好（想去哪里）？
⑤ 配套需求（会议/培训/购物）？
⑥ 预算范围（人均多少）？
4
产品推介
你要做：
列举2-3个同类型案例，具象化优势，用案例佐证，拒绝抽象描述
找谁：
客户本人
用什么：
案例库、公司介绍PPT（8个目录）、话术手册
什么时候：
需求初筛后，客户有意向时
产出：
客户意向确认（高/中/低）
📋 异议应对话术
① 时间未定 → "旺季档期稀缺，提前锁定才有好位置"
② 怕不灵活 → "专属管家+应急团队全程跟进，案例佐证"
③ 要对比 → "我可以给您发3套同类型案例，您对比看看我们的优势"
5
转交有效线索给销售
你要做：
意向明确客户24小时内移交给销售，同步客户信息和沟通记录
找谁：
销售部对接人
用什么：
飞书客户跟进表、线索移交记录模板
什么时候：
T+0（当天完成移交）
产出：
线索移交记录（含客户信息+沟通记录+意向评级）
6
会后回访+转介绍引导
你要做：
行程结束后3个工作日内回访，了解感受，引导转介绍，铺垫再成团
找谁：
已成交客户
用什么：
回访话术、转介绍话术
什么时候：
行程结束后3个工作日内
产出：
回访记录、潜在线索
📋 转介绍话术模板
"这次活动的体验您觉得怎么样？身边有没有朋友也对这种旅游+招商模式感兴趣的？如果有的话，可以推荐给我，成功合作后有惊喜给您。"
📍 第二阶段：成交签约（销售部负责）
1
销售首次触达
你要做：
收到线索后24小时内首次电话/微信触达，确认需求细节，响应≤2小时
找谁：
客户本人
用什么：
客户信息登记表、咨询话术手册
什么时候：
T+1天（收到线索24小时内）
产出：
跟进记录、客户意向确认
2
需求调研会议
你要做：
召开需求沟通会（线上/线下），确认行程、住宿、会场、物料等全部细节，形成需求确认单
找谁：
客户 + 计调部（OP）
用什么：
需求调研问卷、需求确认单模板、会议场地参数表
什么时候：
T+2天
产出：
需求确认单（必填11项）
📋 需求确认单必填11项
① 活动目的（奖励/招商/团建） ② 参与人群（老伙伴/老带新）
③ 活动人数 ④ 目的地 ⑤ 可接受购物店数量
⑥ 行程天数 ⑦ 住宿标准（≥4钻） ⑧ 活动主题
⑨ 会场规格（LED屏/音响） ⑩ 大健康/直销专属物料
⑪ 活动预算、晚宴需求、大交通需求
3
提交计调核算成本
你要做：
把需求确认单发给OP计调，核算地接+酒店+会场+交通成本
找谁：
OP计调
用什么：
成本核算表、飞书、旅通系统
什么时候：
T+3天
产出：
成本明细、预算表
4
生成报价单
你要做：
基于成本生成报价单：团费+招商策划费分开报价，突出增值价值，与传统旅游公司做差异化
找谁：
计调部 + 财务部
用什么：
报价单模板（拆分式）、成本核算表
什么时候：
T+4天
产出：
报价单PDF（含10项费用明细）
📋 报价单必含10项费用明细
大交通（机票/高铁）、当地交通（大巴）、住宿（酒店+房型+单价）
餐饮（餐标+次数）、门票（景点+单价）、会场（场地费+设备费）
物料（设计+制作）、导游（导服费）、执行（人员费用）、保险
+ 招商策划费（单独列项，突出增值价值）
5
内部评审+发送客户
你要做：
报价单内部评审（销售→计调→财务），走钉钉审批，确认后发给客户
找谁：
计调 + 财务 + 老板（钉钉审批）
用什么：
钉钉审批、报价单PDF
什么时候：
T+5天
产出：
审批通过的报价单、客户反馈
6
方案推介会（新客户必开）
你要做：
召开方案对接会（30-45分钟），介绍公司服务、成功案例、本次方案，促成成交
找谁：
客户 + 客户核心层
用什么：
公司介绍PPT（8个固定目录）、会议室/线上会议室
什么时候：
T+3至T+7天之间
产出：
会议纪要、客户意向确认
📋 方案对接会流程（30-45分钟）
① 开场（5分钟）：自我介绍+公司背景
② 行业趋势（5分钟）：旅游招商在行业内的应用
③ 成功案例（10分钟）：同类型客户案例分享
④ 方案介绍（10分钟）：本次推荐线路+亮点
⑤ 服务承诺（5分钟）：全流程服务保障
⑥ 答疑（5-10分钟）：客户提问

会后：24小时内发方案PDF+报价单，3天内询问反馈，7天内安排二次沟通
7
合同签订
你要做：
拟定会议服务合同，明确服务内容、责任划分、退款条款，跟进客户签约盖章
找谁：
客户 + 法务/老板
用什么：
合同模板（国内团鸿途章/出境团地接章）、电子签
什么时候：
T+7天
产出：
盖章合同
8
收取定金
你要做：
收取定金5000-10000元锁定酒店会场，出发前收齐80%团款，回团后3个工作日内收尾款
找谁：
客户 + 财务部
用什么：
收款账户、旅通系统、收款话术
什么时候：
T+10天（定金），出发前3天（80%团款）
产出：
定金到账记录、团款到账记录
📋 三种团型收款规则
纯玩团：定金5000-10000 → 出发前80% → 回团后20%尾款
KB购物团：不一定收定金 → 名单后50% → 落地后50%
正收购物团：尽量收定金 → 尽量100%全款

原则：能收全款尽量收全款，出票必须提前收款
9
旅通上计划+钉钉审批
你要做：
登录旅通创建新计划，填写团信息，上传预算表，走钉钉审批（OP→老板→财务）
找谁：
OP（审核预算）+ 老板 + 财务
用什么：
旅通系统、钉钉、预算表
什么时候：
成团后立即（T+0）
产出：
旅通计划编号、审批通过的预算表
10
拉项目群+通知各部门
你要做：
建立项目群（客户核心层+我方业务+执行），进群后发说明模板，通知OP和执行部
找谁：
客户 + OP + 执行部
用什么：
微信/企业微信、进群说明模板
什么时候：
成团后或开完公司会后
产出：
项目群建立、各部门确认
11
高层共识会+启动会+培训会
你要做：
提前25-30天召开共识会（核心层对齐），启动会（全员邀约），邀约技能培训会（教团队长怎么邀约）
找谁：
客户核心层、客户全员、团队长
用什么：
会议PPT、投影仪、音响、签到表
什么时候：
提前25-30天
产出：
会议纪要、邀约目标分解
12
宣发素材制作确认
你要做：
向客户要logo+活动主题，提交执行部制作宣发素材，内部确认后发给客户确认
找谁：
客户（要资料）→ 执行部（制作）
用什么：
客户logo、活动主题、宣发需求表
什么时候：
成团后立即启动
产出：
宣发素材（图片+视频+海报）
13
物料清单确认
你要做：
执行提供常规物料清单，销售根据预算删减确认，出样板给客户确认后制作
找谁：
执行部（出清单）→ 客户（确认）
用什么：
物料清单模板、预算表
什么时候：
成团后1周内
产出：
确认的物料清单
14
确认人数+预留人员档期
你要做：
尽早确认人数以便OP落实会场房间，预留主持人、摄影摄像档期
找谁：
客户（确认人数）→ OP/执行（预留档期）
用什么：
人数确认表、人员档期表
什么时候：
成团后尽早确认
产出：
人数确认、人员档期锁定
📍 第三阶段：行程筹备（OP部+销售+执行协同）
1
确认地接社
你要做：
选择有资质、有大健康/直销行业经验、应急响应能力强的地接社
找谁：
OP计调 → 地接社
用什么：
地接社名录、资质审核表
什么时候：
签约后3天
产出：
地接确认单（名称/对接人/联系方式/服务范围/费用）
2
预订酒店会场
你要做：
预订容纳人数达标的会场，确认LED屏/音响/产品展示区，酒店房型确认
找谁：
地接社 + 酒店
用什么：
酒店确认单、会场确认单、场地参数表
什么时候：
签约后5天
产出：
预订确认函
3
确认大交通
你要做：
确认机票/高铁，收到款再出票，财务先入账再出账
找谁：
票务/航空公司
用什么：
旅通系统、收款确认
什么时候：
名单收齐后
产出：
出票确认
4
人员分工与培训
你要做：
明确项目执行团队分工，开展行业知识与执行流程培训
找谁：
项目负责人 + 各岗位代表
用什么：
人员分工表、培训课件、执行手册
什么时候：
行程确定后2个工作日
产出：
分工表、培训记录
📋 必设岗位
项目总负责、前期宣发负责人、现场总控、落地执行、签到组、物料组、应急组
5
物料设计与制作
你要做：
对接设计制作行业专属物料（展架、手册、签到表），符合客户品牌VI，验收合格率100%
找谁：
执行部 + 设计岗
用什么：
物料设计需求表、VI规范手册、物料验收表
什么时候：
设计3个工作日+制作5个工作日
产出：
物料成品（验收合格）
📍 第四阶段：地接操作（OP部负责）
1
审核预算+钉钉审批
你要做：
收到业务预算表后审核合理性（成本/利润/报价），不合理打回重做，合理提交钉钉审批
找谁：
老板 + 财务（审批）
用什么：
钉钉审批、预算表
什么时候：
T+1天
产出：
审批通过的预算表
2
分配地接+确认资源
你要做：
固定合作目的地直接分配，多地接对比确认后分配，通知地接社预留资源
找谁：
地接社
用什么：
地接社名录、旅通系统
什么时候：
T+1天
产出：
地接确认单
3
确认酒店会场餐厅
你要做：
和地接确认预留酒店、会场、餐厅，确认后发给业务，业务和客户确认
找谁：
地接社 → 业务 → 客户
用什么：
酒店确认单、会场确认单
什么时候：
T+3天
产出：
预订确认函
4
收名单+分车
你要做：
出发前15天首次催名单，10天二次催，7天必须收齐，审核信息完整性，分车，标记核心领导人车号
找谁：
客户（催名单）→ 导务部（安排导游）
用什么：
名单收集模板、分车表模板
什么时候：
出发前15/10/7天
产出：
最终分车表（车号/导游/人数/名单/特殊备注）
📋 名单审核要点
信息完整性（姓名+性别+年龄+身份证+手机号）
年龄是否超限（75岁以上需体检报告）
VIP标识（领导人/特殊接待）
特殊需求（饮食/住宿/健康）
重复名单排查
5
特殊餐食确认
你要做：
确认素食/清真餐人数、过敏源信息，名单确认后48小时内同步给导游部和地接社
找谁：
客户 → 导游部 + 地接社
用什么：
特殊餐食确认表
什么时候：
名单确认后48小时内
产出：
特殊餐食清单
6
生成最终行程确认单
你要做：
出发前10天输出最终行程确认单，含住宿、餐饮、交通、景点、购物、特殊安排、应急联络
找谁：
地接社（确认资源）→ 业务（发给客户）
用什么：
行程确认单模板
什么时候：
出发前10天
产出：
最终行程确认单
📍 第五阶段：出团准备（执行部+OP+销售协同）
1
宣发物料制作（执行部）
你要做：
制作景点图片文案、视频文案、成套海报、个性化宣发、倒计时、温馨提示、行程单、周边推荐
找谁：
销售（提供logo+主题）→ 执行部（制作）
用什么：
客户logo、活动主题、宣发模板
什么时候：
成团后至出发前7天
产出：
成套宣发素材
2
设计制作印刷物料（执行部）
你要做：
确定主KV→延展设计→确认工期→制作跟进→验收确认，注意节假日工期
找谁：
设计 → 制作供应商
用什么：
物料清单、设计模板
什么时候：
出发前7天完成
产出：
印刷物料成品
📋 常见印刷物料清单
接机牌、横幅、展架、X展架、签到表、座位图、桌卡
会议资料、PPT打印稿、抽奖券、奖品牌、宣传折页
3
人员确认（执行部）
你要做：
确认摄影、摄像、主持、演员、礼仪档期，签订合同，明确服务内容、时间、费用
找谁：
各人员供应商
用什么：
人员需求表、合同模板
什么时候：
成团后立即锁定档期
产出：
人员档期确认单、合同
4
会议/晚宴流程确认（执行部）
你要做：
确认会议流程、主持人对接、会场形式、搭建方案、成交PPT、抽奖方式、物料准备
找谁：
客户（确认需求）→ 主持人/设计（对接）
用什么：
会议流程表、主持人对接单、搭建方案
什么时候：
出发前1周完成
产出：
完整的会议/晚宴执行方案
5
出团前内部对齐会（OP+业务+执行）
你要做：
名单收齐80%后召开，对齐行程细节、物料、特殊要求、应急联系人，产出导游计划单+地接交接单
找谁：
OP + 业务 + 执行
用什么：
飞书会议、执行手册
什么时候：
出发前7天
产出：
导游计划单、地接交接单、会议纪要
6
导游/领队安排（导游部）
你要做：
确认导游/领队，对接团情（行程、购物、会议、特殊要求），出发前2天发导游计划单
找谁：
导游部 → 导游/领队
用什么：
导游计划单、分车表
什么时候：
出发前5天确认，出发前2天发计划单
产出：
导游计划单、分车表
7
领导人接待准备（销售+执行）
你要做：
确认领导人名单及级别、接待标准分级、用车标准、用餐标准、住宿标准、房间布置检查
找谁：
客户（确认名单）→ 执行部（布置）
用什么：
领导人接待清单、房间检查表
什么时候：
出发前1周确认，抵达前1-2小时检查房间
产出：
领导人接待方案、房间检查照片
📋 领导人房间检查清单
检查时间：客人抵达前1-2小时
检查人：执行部或领队（不交给酒店前台）
必检：卫生、床品、空调、热水、WiFi、电视、灯光、门锁
布置：鲜花、水果、欢迎卡、矿泉水（2瓶以上）
完成后拍照（房间全景+卫生间+床铺）发内部群确认
8
会前会确认（销售+导游部）
你要做：
业务确认是否开线下会前会，提前5天确认形式（线上/线下），线下需计调协助预定会场
找谁：
客户 → 导游部 → 计调（如需会场）
用什么：
会前会PPT、会议室
什么时候：
出发前5天确认，出发前3天（线上）/抵达当天（线下）
产出：
会前会确认、PPT、签到表
9
铺垫会（销售/执行）
你要做：
出发前10天左右召开，出行前铺垫，参团人员参加
找谁：
参团人员
用什么：
铺垫会PPT、会议室
什么时候：
出发前10天左右
产出：
铺垫会记录
10
合同+协议+免责声明准备
你要做：
主合同（国内鸿途章/出境地接章）、补充协议（附名单+所有人签字）、免责声明（60岁以上必须签）、安全告知书（全车签字）
找谁：
客户（签合同）→ 领队（收签字）
用什么：
合同模板、补充协议模板、免责声明模板
什么时候：
出发前3天或落地后签
产出：
签字完整的合同文件
📍 第六阶段：现场执行（执行部+导游部主导）
1
前期布场（提前1天/当天早上）
你要做：
提前到场布置背景板、展架、音响LED屏测试、座位牌摆放、签到台搭建
找谁：
执行部 + 酒店会场
用什么：
物料清单、签到表、设备调试表
什么时候：
活动前1天或当天早上
产出：
现场照片、设备调试正常确认
2
客户接待与签到
你要做：
机场/车站接送客户，酒店办理入住，会议现场签到，发放物料与行程手册
找谁：
接待组 + 签到组
用什么：
接待话术手册、签到系统、房卡登记表、物料发放清单
什么时候：
抵达当天
产出：
签到记录、物料发放记录
3
会务总控（会议期间）
你要做：
统筹现场：签到接待、会议流程控制、音响灯光、时间把控、突发状况处理
找谁：
客户核心领导人（配合）
用什么：
执行手册、对讲机、倒计时牌
什么时候：
活动全程
产出：
执行记录
📋 会务总控核心动作
① 耳麦通讯标准用语（区域冷场/门控开关/主持人提醒/老师超时/设备故障）
② 倒计时举牌机制（10分钟→5分钟→1分钟→结束）
③ 前排嘉宾/领导人服务信号识别（转头张望→上前询问/摸茶杯→加水/看手机→上前协助）
4
领导人接待（全程）
你要做：
专车接送、套房住宿、包厢用餐、专人陪同、24小时应急联络
找谁：
销售（统筹）→ 执行部（落实）
用什么：
领导人接待方案、房间检查清单
什么时候：
行程全程
产出：
领导人满意度确认
5
购物环节配合（导游部）
你要做：
导游统一话术铺垫，配合讲师烘托氛围，关注团队动态，出店后30分钟内同步购物数据
找谁：
导游 → 业务（异常情况）
用什么：
购物数据记录表、统一话术
什么时候：
购物当天
产出：
购物数据（车号/导游/人数/店名/业绩/人均）
6
素材拍摄收集
你要做：
拍摄活动现场照片、视频，收集导游/领队拍摄的素材，要求横屏视频
找谁：
摄影师/执行部
用什么：
相机/手机、百度网盘
什么时候：
活动期间全程
产出：
原图/修图/原视频/成片
7
应急处理
你要做：
响应突发情况（客户身体不适、设备故障、天气变化），10分钟内响应
找谁：
应急组 + 项目负责人 + 导游部
用什么：
应急处理手册、急救包、备用设备清单
什么时候：
突发时立即
产出：
应急处理记录
📋 四级响应机制
A级（停会）：火灾/地震/重大伤亡 → 立即疏散
B级（强干扰）：设备全故障/讲师突发疾病/观众冲突 → 上台控场
C级（一般干扰）：话筒故障/灯光闪烁 → 切换备用设备
D级（轻微干扰）：观众接电话/走动 → 区域组长提醒
8
客户送离
你要做：
安排客户返程（机场/车站接送），提前2小时提醒，协助搬运行李，赠送伴手礼，合影道别
找谁：
接待组
用什么：
送离安排表、车辆
什么时候：
返程当天
产出：
客户安全返程确认
9
及时解散群
你要做：
客户全部安全返程后24小时内解散群，发送感谢语及后续跟进联系方式，保存重要信息截图
找谁：
导游/领队
用什么：
微信群管理
什么时候：
返程后24小时内
产出：
群解散、信息截图保存
📍 第七阶段：复盘结算（全部门参与）
1
打预防针电话（业务）
你要做：
回团当天给核心领导人打电话，了解活动感受，铺垫可能出现的负面声音
找谁：
客户核心领导人
用什么：
电话、话术手册
什么时候：
回团当天
产出：
客户反馈记录
2
正式复盘电话（业务）
你要做：
回团2-3天正式复盘：听声音、解决负面情绪、铺垫下次合作
找谁：
客户核心领导人
用什么：
电话、复盘话术
什么时候：
回团2-3天
产出：
复盘记录
📋 复盘话术要点
先肯定："这次业绩怎么样？主要来源于哪个团队？"
再引导："做得好的团队要复制给其他团队"
打预防针："做得不好的团队肯定有落差，这种团多多少少会有声音"
铺垫下次："以后我们的活动出来，我们会怎么怎么做..."
3
内部复盘会（项目负责人）
你要做：
回团后3-5天召开内部复盘，执行+导游+OP+业务参与，总结经验、发现问题
找谁：
执行+导游+OP+业务
用什么：
复盘模板、数据报表
什么时候：
回团后3-5天
产出：
复盘报告（亮点TOP3/问题TOP3/改进措施）
📋 复盘会必讨论
① 目标达成率 ② 数据回顾（邀约/成交/人均）
③ 亮点TOP3 ④ 问题TOP3 ⑤ 根因分析
⑥ 改进措施 ⑦ 责任人+时限
4
费用核算（财务+计调）
你要做：
核算项目总费用，生成结算单，执行、业务的报销费用，内部所有费用（导游、地接）
找谁：
财务岗 + 计调岗 + 执行岗
用什么：
费用核算表、结算单模板
什么时候：
行程结束后3个工作日内
产出：
结算单（明细清晰，含增减项）
5
尾款催收（销售）
你要做：
向客户发送结算单与付款通知，跟进尾款到账，结算单发送后7个工作日内到账
找谁：
客户 + 财务
用什么：
结算单、收款账户、催收话术
什么时候：
回团后3天（首次）→ 7天（催款）→ 14天（二次）→ 30天（法务）
产出：
尾款到账记录
6
发票开具（财务）
你要做：
尾款到账后3个工作日内完成开票，发票信息准确，符合客户要求
找谁：
财务
用什么：
开票系统、发票信息表
什么时候：
尾款到账后3个工作日内
产出：
发票
7
客户满意度调研（销售）
你要做：
行程结束后5个工作日内发送满意度问卷，回收率≥80%，收集服务质量、行业专属需求满足度、改进建议
找谁：
客户
用什么：
满意度问卷模板（10题）
什么时候：
回团后5个工作日内
产出：
满意度问卷结果
8
报销（执行/业务）
你要做：
5个自然日内完成报销，标准支出需订单截图+支付凭证，现金支出需业务沟通确认截图
找谁：
财务部
用什么：
钉钉报销系统、订单截图、支付凭证
什么时候：
5个自然日内
产出：
报销完成
9
素材归档（执行部）
你要做：
摄影师打包原图、修图、原视频、成片，上传到公司百度网盘，同步网盘链接到共享文档
找谁：
摄影师 → 执行部
用什么：
百度网盘会员、共享文档
什么时候：
回团后5个工作日内
产出：
网盘链接+共享文档
10
结算资料归档（全部门）
你要做：
归档合同、补充协议、免责声明、安全告知书、收款凭证、费用支出凭证、购物数据、满意度问卷、复盘报告、导游评价表
找谁：
各部门
用什么：
飞书文件夹
什么时候：
结算完成后
产出：
完整项目档案
11
客户维护与再转化（销售）
你要做：
客户分层管理（A类年度≥3次/B类1-2次/C类1次/D类仅咨询），按频率维护，铺垫再转化
找谁：
客户
用什么：
客户分层表、维护话术
什么时候：
持续维护
产出：
复购订单、转介绍线索
📋 客户分层维护频率
A类（年度≥3次）：每月1次（电话+拜访+节日礼品）
B类（年度1-2次）：每季度1次（微信+电话）
C类（合作1次未复购）：每半年1次（微信+朋友圈）
D类（仅咨询未成交）：每年1-2次（微信群发+朋友圈）